Das Papier, einst der wichtigste Informationsträger im Büro, verschwindet langsam. Aber es ist immer noch da und nach wie vor für viele Menschen wichtig. Das seit Jahrzehnten beschworene "papierlose Büro" ist noch nicht überall anzutreffen. Nur die Prioritäten und die Papiermengen haben sich verändert. Diese Verortung nenne ich "Office Sektor 2". In einem modernen Büro geht es heute um die Digitalisierung der Dokumentenverarbeitung, Scanprozessautomatisierung und KI-gestütztes Dokumentenmanagement. Nennen wir es, der Wichtigkeit halber: "Office Sektor 1". Alle Prozesse, die mathematisch-logisch beschreibbar sind - und dass betrifft sehr viele Büroabläufe - werden mehr und mehr durch KI-Systeme übernommen werden. Was bedeutet das für die Menschen im Büro?
Wie kann der heutige "Office-Sektor 2", gerade bei den generationsübergreifenden Teams so gestaltet werden, dass Veränderung durch die Digitalisierung von allen mitgetragen werden? Möglichst mit hoher Motivation...?
Das Thema ist die Konsolidierung von Druckerflotten, denn erfolgreiche Digitalisierungsstrategien können von Bürodruckern ausgehen:
1. wirtschaftliche Betrachtung und Einsparungen bei Druckkosten, d.h. Identifizieren von Kostentreibern
- Prüfung laufender Miet- und Serviceverträge auf Wirtschaftlichkeit
- Optimierung der Flottenstrategie (z.B. Reduktion, Vertragsmanagement, Cloud-Print-Konzepte)
- Beratung zur Kostenreduzierung und Nachhaltigkeit
- Vergleich & Bewertung von Angeboten für multifunktionale Bürodrucker
- Projektbegleitung bei Anbieterwechsel
2. technologische Betrachtung, d.h. die Digitalisierung und Scanprozessautomatisierung
- Multifunktionsdrucker als wirtschaftliche Übergangsplattform von der bisherigen Dokumentenverarbeitung hin zur Digitalisierung
- Übergangsweise Einbindung von Druckerflotten in Digitalisierungsprojekte
- Erfahrungswerte aus 35 Jahren praktizierter Büroorganisation, davon 25 Jahren im digitalen Umfeld